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5 astuces pour ne plus perdre son temps en réunions

Gagnez du temps et faîtes-en gagner aux autres avec ces 5 astuces...

Avez-vous déjà animé une réunion et lorsque vous circulez dans les couloirs, au moment où vous prenez votre café, vous entendez votre personnel dire : « c’était encore une réunion perte de temps » ?
Eh bien moi, lorsque j’étais salariée, je l’ai dit plus d’une fois ! Vous savez pourquoi ?

Parce que c’était vrai !

Voici 5 astuces qui vous permettront d’optimiser vos réunions :

1. Réduire le nombre de participants.

Trop d’intervenants à une réunion rend celle-ci inefficace.
Pour remédier à cela, Jeff BESOS (PDG d’Amazon), utilise « la règle des deux pizzas » : Ne jamais organiser une réunion où deux pizzas ne suffiraient pas à rassasier tout le monde. Du coup, il faut découper davantage l’équipe, mais pas les pizzas !

2. Connaître précisément l’objet de la réunion.

Vos salariés sont-ils réunis pour recueillir une information, afin de la diffuser au sein de leur équipe ? Doit-on trouver une solution à un problème particulier ? Un ordre du jour clairement défini, permettra aux participants de se préparer à l'avance. Pour Larry Page, Co-fondateur de google « Toute personne présente doit contribuer à la réunion, sinon sa présence est inutile »

3. Faire ses réunions debout.

Eh oui, pourquoi pas ! Vos collaborateurs seront certainement surpris d'entrer dans une salle sans chaise, avec uniquement des tables hautes, mais les avantages sont certains.
Richard Branson patron de Virgin, organise ses réunions debout, voir même, en marchant. Selon lui, c’est « un moyen bien plus rapide d’entrer dans le vif du sujet, de prendre une décision et de conclure une affaire. ». Autre avantage : vous êtes sûrs que personne ne va piquer du nez, concentration garantie !

4. Désigner un animateur.

Il m’est arrivée d’assister à des réunions où l’animateur se retrouve à écouter passivement les participants refaire le monde ! Résultat : quand il n’y a plus personne à la barre, la réunion fait naufrage.
Le rôle d'un animateur est d'instaurer, de modérer le débat, de faire l'articulation entre les différents intervenants et de s'assurer que la discussion reste pertinente pour tous les participants. Il précise la durée de la réunion et tâche de faire respecter le temps imparti.

5. Etre rapide et productif

Personne ne doit avoir de doute sur la marche à suivre à la fin d’une réunion.
Selon Steve Jobs, chaque réunion doit se terminer avec une liste d’actions à réaliser. Les participants quittent la réunion en sachant exactement ce qu’ils doivent faire.

Si comme les leaders cités dans cet article, vous détestez perdre du temps en réunion, alors appliquez une ou plusieurs de ces suggestions et partagez le résultat dans les commentaires !

Cindy,

Votre Coach Professionnelle.

Je suis Cindy Coulin, Coach Professionnelle et Consultante. Ma mission est d’aider les dirigeants, les managers et les salariés à réaliser leurs objectifs. Vous trouverez ici des outils pour mieux gérer une équipe, être encore plus productifs et réduire votre stress.